Correspondências Oficiais

As correspondências são cartas usadas para comunicações internas e externas numa organização. As cartas internas são feitas para trocar informações entre os setores da empresa, logo, não são de estrito uso dos profissionais de Relações Públicas. Secretárias e outros funcionários precisam dominar um pouco a técnica. As correspondências são trocadas via correios, malotes privativos das empresas ou por entregadores. Nas organizações públicas, essas comunicações também são chamadas de expedientes. As cartas internas (memorandos, oficio e circular) servem para dar boas-vindas, comunicar datas de destaque e parabenizar pela passagem de aniversário. 

  • Memorandos – instruções breves para confirmar ordens e pedir resultados de orientações previamente dadas. Literalmente, servem para rememorar. Também são chamados de comunicação interna. 
  • Ofício – o ofício é uma correspondência característica de entidades públicas e voltadas aos seus grupos de interesse. Tem um sentido forte da burocracia dessas organizações, uma vez que comunicam fatos que poderiam ser resolvidos por meios mais simples de comunicação. É utilizada em empresas privadas para comunicações mais formais: 
  1. Precisa vir em papel timbrado;
  2. O número de ordem fica na margem superior esquerda;
  3. Local e data ficam na mesma linha do número de ordem, do lado direito;
  4. Apresenta-se através do vocativo (a forma de se dirigir à pessoa a que se destina a correspondência);
  5. O texto pode ser dividido em parágrafos;
  6. Deve ser concluída com cortesia, como atenciosamente, respeitosas saudações, atenciosamente, respeitosamente;
  7. Assinatura e cargo do remetente;
  8. Endereçamento na parte inferior esquerda na primeira página, mesmo que haja páginas subseqüentes. 
  • Circular – a carta, ofício ou outro documento que precisa ser encaminhado a vários setores é chamado de circular, que visa à correspondência destinada a vários setores da organização ao mesmo tempo. Neste caso, o documento é duplicado e encaminhado às pessoas responsáveis pelos setores. Isso representa baixo custo para a empresa e normalmente serve para instruções gerais, explicação de manuseio de equipamentos e produtos, lucros obtidos pela organização, alterações na gestão como pagamentos etc. O que a diferencia em sua redação é a colocação, abaixo, dos destinatários, semelhante ao ofício. 
  • Requerimento – é um texto que visa à solicitação de algo. O texto tem início com o nome do requerente, depois sua qualificação (dados de identificação), que variam segundo a solicitação (data de nascimento e/ou casamento, carteira de identidade, CPF, local de nascimento, nome dos pais, profissão, residência, número de matrícula.